Gmail projekt management skills

Lénárd Gábor egy ízben azt találta mondani szűk körben, hogy “szerelmes vagyok a Gmailbe”, a blogján lehet a témában egyebeket is olvasni. Mivel én magam is convert vagyok, és már látom a fényt (!) az alagút (!) végén, álljon hát itt néhány legjobb gyakorlat.

  • elsődleges cél: email nirvána elérése, amit magyarra érthetőbben az “üres beérkező levelek mappa” kifejezéssel lehet fordítani — fontos megjegyezni, hogy ezt a célt elég nehéz elérni, inkább csak konvergálhatunk hozzá (szerintem 10 alatti levél az inboxban még pont vállalható)
  • szóróanyagoknak, jobbára érdektelen, ám megtartott newsletter-eknek, egyéb jól definiálható ratyiknak csináltam egy közös gyűjtőt “fliers” néven, ide minden szépen beérkezik (az ismert technikával: szűrő létrehozása, feltétel, label + archive)
  • email listáknak, specifikus email címeimnek, blog kommenteknek detto
  • A szűrő képzésen is lehet mindig finomítani, javítani. Épp tegnap olvastam valahol, hogy a Gmail szűrője nem olyan, mint a szilárd beton. Bármikor hozzájuk nyúlhatunk, baszkurálhatjuk, tökéletesíthetjük, gondozhatjuk, szeretgethetjük őket, hiszen itt nem folderek vannak, hanem teljesen dinamikusan leszűrt objektumok csuhajja.

Tekintsük a dolgokat innentől. Beérkezik egy levél az inbox-ba.

  1. Ha a levelet elolvasom és érdektelen, választ nem várnak rá, vagy nem adok, az “Archive” gombra kattintok, egyből eltűnik a szemem elől. (Ha mégis válaszolni találnak rá, akkor visszajön természetesen.)
  2. Ha azonnali választ kell adnom, de nem várok rá választ (vagy csak nem fontos), akkor megírom és elküldöm, aztán rákattintok az “Archive” gombra.
  3. Innentől kezd nagyon szexivé válni a dolog! Van néhány levél, amivel foglalkozni kell ilyen-olyan módon. Ezekre az alábbi dolgok közül alkalmazom valamelyiket:
    1. ha valami elég fontos és szem előtt kell tartanom (tudjátok, a PM képzés első leckéje, hogy neked kell mások helyett is intézkedned még akkor is, ha az nekik fontos), benn hagyom az inboxban
    2. ha ennél is fontosabb, megcsillagozom (kezdő hiba: túl sok csillag alkalmazása!)
    3. ha nem fontos, viszont majd valamikor kell vele foglalkozni, akkor megcsillagozom és “Archive”
    4. lényeg: fenti hármat kell úgy variálni, hogy mindig tíznél kevesebb mail legyen az inboxban
  4. Egyes leveleknek többféle label-t szoktam adni, mert egy több helyre is tartozhat! Éljen. És baszódjék meg a hierarchikus levél management. Igen. Baszódjék meg.
  5. Ha keresek valamit, akkor ott van az a kis kereső form, ezeknek alkalmazom a szintaktikáját is, hasznos.

Nem minden fenékig tejfel ugyanakkor. Nekem a legnagyobb bajom, hogy nem tudok egyszerűen attachmentet draggelni valami levélhez, hanem mindig ki kell tallóznom, minta legalábbis koszos Windows-on lennék. Erre azt találtam ki, hogy Mail.app-ben beállítom kimenőnek a Gmail secure SMTP-jét, ami ráadásul a webfelületre is érkezteti a leveleimet. Remek így a dolog, egyetlen hátránya, hogy konverzációkban nem használható, csak új levél küldésénél.

A másik baj a 2 giga limit és az offline elérhetőség hiánya. Már most bőven 10 percentum fölött vagyok, előbb-utóbb probléma lesz, nem beszélve arról, hogy net hiányában nem tudom elérni a leveleimet. A hely takarékosságra azt találtam ki, hogy létrehozok egy fiókot lokálban és mondjuk a két hónapnál régebbi leveleket oda betöltöm, az online másolatot belőlük pedig egyszerűen letörlöm. Erre vonatkozóan van tudásotok, hogyan lehet az ilyet jól megcsinálni?

Harmadik, kis bajom a SPAM filter, ami száz évente, de téveszt, és SPAM-nek minősít egy-két levelet. Egyáltalán nem zavaró, semmi fontos nem veszett még oda, de én naponta 150-200 között kapok szemetet és ebben bizony kotorászni kell. A bejövő SPAM-ek nem zavarnak (átlag két naponta három), az “Archive” gombnál semmivel sem bonyolultabb a “Report Spam” gombra kattintani.

Egyszerűen Life is good at Gmail land.

PS: Akinek az elsődleges kommunikációs csatornája nem az email, az feleslegesen olvasott eddig. Bocs.

update: Kommentek után a post kis kiegészítésre szorul. A GTD szerint nincs értelme további alpontokat végrehajtani. Egyszerűen azt a levelet, amivel foglalkozni kell később az ember becsillagozza és archiválja. Az inbox-ban csak azok a levelek szerepelhetnek, amivel még nem volt idő foglalkozni/elolvasni. Amikor aztán az idő elérkezett, a csillagozott levelekkel lehet dolgozni. Másik fontos kiegészítés a SPAM kérdést érinti. A SPAM mappát mindig törölni kell. Elég rá egy pillantás, aztán “Delete forever”. Így nem marad benne soha sem legit levél.

16 hozzászólás

phnb

Igen, igen, igen! Maximálisan egyetértek a szisztémával. Te jó fej vagy, csak kár, hogy Mac-es. 😀

Akkerfeld

SPAM skill.
Én a spam mappát is megnézem akkor amikor az inboxot, majd azonnal törlöm is.
10-20 spamben sokkal könnyebb megtalálni a hibásan spamnek vélt levelet, mint több százban.

zsolo

Offline lehetőségnek miért rossz a Mail.app? A megfelelő POP és SMTP szervereket beállítva pont ugyanazt látod mindkét helyen, ráadásul valószinűleg tud olyat, hogy x idő elteltével le is törli a szerverről a mailt, tehát megoldódik a 3. probléma is.

Vagy..?

gaba

A 3. pontnál nálam nincs alábontás: ha nem írok azonnal választ, akkor becsillagozom és Archive. Majd a feldolgozás során végigmegyek rajta úgy is. 10 levelet hagyni is hiba az Inboxban.

Backupként és offline eléréshez Apple Mail POP3-mal. Címkék sajnos nincsenek, de legalább ott az összes levél, Spotlighttal kereshető.

A spamek közé nekem nagyon kevés false positive kerül. Naponta párszor átnézem a spam mappát, majd törlöm az egészet.

Minden másban egyetértek. 🙂

gaba

Ja, és olyat biztos nem mondtam, hogy “szerelmes vagyok a Gmail-be”, legfeljebb olyat, hogy “szerelmes vagyok a Gmailbe”. 🙂

PeBa

Ugye korábban írtad, Józsi, h a kimenő leveleket kézzel kell ganézni.
Végülis azóta amilyen nörd vagy tuti rájöttél, de hát én sötét vagyok, ezért csak most jöttem rá, mégpedig a keresővel:

to:user@domain

És ráhúzod a címkét és kész.

Nagyon jó. Remélem soha nem lesz fizetős a dolog 😀

PeBa

Már bocs, h ‘spammelek’ de megint rááltam én is a Gmailre.
És hiába állítom be szabályba, h to: -t is címkézze, mégse.
Hm. Lehet én basztam el valamit, nem hinném, h bugos a rendszer. Ennyire.

Még valami. A címkékke kapcs;
Ha olyan levelek is vannak, amik személyek számára mennek, tehát pl baráti beszélgetést rúlozod egy adott címkére, meg dokumentumcímkére pl, akkor szerintem érdemes a címkéket úgy elnevezni, h használsz valamilyen jeleket.
Ha például ( ) [ ] | | vagy akármi mást használsz, akkor azok ugye egységesen egymás alatt helyezkednek majd el. Ez szvsz több címkénél már valamennyire átláthatóbb, mert akkor nem kell feszt végigtúrni minden betűt, hogy akkor most hol is van a címke.

Pl tegyük fel, keresed “Dénes” haverod leveleit, meg van mellette még egy rakás “D” betűs. Minden szépen be van címkézve, de ha Dénes leveleit úgy jelölöd, hogy “/ Dénes /” vagy “[ Dénes ]” vagy akármi, akkor az a lista egy más pontján helyezkedne el, nem a “D” betűsöknél.

A hivatalos leveleket, regisztrációs leveleket, stb ugyanígy, csak valami más “jellel” jelölöd. Lehet túlbonyolítás már mondjuk.

Hátulütő, ha query words-öket használsz, akkor többet kell pögyögni. De valami rendszert lehet vinni bele így is. Talán.

Ha nem, akkor kövezzetek meg.
Jah, és nem tudok magyarázni. Remélem “átjött” amit akartam.

marvel

“Nekem a legnagyobb bajom, hogy nem tudok egyszerűen attachmentet draggelni valami levélhez, hanem mindig ki kell tallóznom, minta legalábbis koszos Windows-on lennék.”

ez engem is zavart, aztán rájöttem egy viszonylag kényelmes megoldásra: kimásolom vágólapra az adott file elérési útját (pl total commander: ctrl+shift+enter, és a parancssorban ott az elérési út), majd azt bekopizom az input mezőbe. (egy trükk van: ha ékezet/space van a filenévben, akkor a TC idézőjelbe teszi a path-t. az idézőjelet törölni kell).

mindez win alatt műxik, gondolom máshol is.

gaba

Mindenkihez hozzászólva szeretném jelezni, hogy felesleges túlzásba vinni a címkézést (Dénes leveleit felcímkézni?), mert nyugodtan hagyatkozhattok a keresésre: hihetetlen gyors és pontos (beírom, hogy dénes, és ott vagyok). Én nagyon kevés címkét használok, és működik.

angelday: az Inbox – mint neve is mutatja – a beérkező levelek tára. Az a hely, ahova az újdonságok kerülnek, mielőtt találkoznék velük, mielőtt kiértékelném őket, ami nem más, mint hogy szépen egyenként végigmegyek rajtuk, és vagy kidobom, vagy azonnal megcsinálom, vagy csillaggal bejelölöm, hogy ezzel még kell valamit csinálnom. Fontos, hogy ez gyorsan megy, és teljesen egyértelmű az eredménye. Amikor pedig nekiállok dolgozni a megcsillagozottak listáján, akkor már csak azokat látom tisztán, amelyekről úgy döntöttem, hogy teendőm van vele. Ez a GTD egyik alapelve.

Te ezzel szemben ömlesztve tárolod az Inboxban a már elolvasott és a még el nem olvasott leveleket, és a fejedben kell számon tartanod, hogy melyik az, amelyiket korábban hagytad ott, és melyik az, amelyiket épp most olvastad csak el. Értem én, hogy ez 10 levélnél nem nagy kaland, de szerintem sokkal tisztább és jobban működik az általam választott GTD-módszer.

gaba

angelday: erre valók a kontextusok, amelyekhez én mind külön címkét hozok létre (a csillagok helyett és mellett), pl. @WaitingFor, @HOME, @OFFICE, @ONLINE, @ERRANDS, @Someday. Így – kis túlzással – mindig azokat látom, amelyek az adott helyzetben szóba jöhetnek.

Bálint

Lehet, hogy nem bonyolítok túl nagy mélezést, de nem értem miért kell ennyire túl bonyolítani, hogy inbox, meg archive meg ilyesmi.

Jönnek szépen a levelek, és fehérek mert még olvasatlanok. Rákattintok, elolvasom.

1. Ha nem érdekes nem csinálok semmit, olvasom a következő fehéret.
2. Ha fontos gyorsan válaszolok (és le van tudva!)
3. Ha fontos, de most nem érek rá válaszolni, akkor olvasatlannak jelölöm, és legkozelebb úgyis belebotlok.

Ennyi. Engem baromira nem zavar, hogy 2756 vagy nemtom menni levél van az inboxban, mert úgyis csak az x érdekel ami fehér. Nem értem mi értelme van átteni az archiveba. Hacsak nem a könyebb megtalálhatóság miatt, de ha bármit keresek arra ott a kereső és kész.

Seven_of_Nine

Bálint

A te verziód addíg műkszik amíg nem kapsz napi 10-15 levélnél többet. Én napi 300-at tuti kapok. Amiből sok DL re jön, sok külföldi kollégáktól sok a feletteseimtől, etc etc. Ezek általába már a beérkezéskor külön mappába rulolodnak hogy jobban át lehessen látni.

Valamint a keresésbe is segít ha a kiemelt fontosságú emberek vagy események (munka átvétel etc) külön mappába kerülnek.