GTD manifesto

Tegye fel a kezét az, akinek úgy néz ki a leveles fiókja, hogy van egy nagy halom levél az inboxban, ami véletlenszerűen bold (olvasatlan) / nem bold (olvasott) levelekből áll, e mellett pedig a SPAM mappában több ezer kallódik. (Letehetitek a kezeiteket.)

Elfogadható a dolog akkor, ha privát fióknak tartjátok és voltaképpen az email, mint olyan nem meghatározó tényező az életetekben. Ettől függetlenül még a vatta emberek csoportját erősíti mindenki, aki nem menedzseli az őt érő információt.

Mert miről is van itt szó?

A megbízhatóságról. A nekünk küldött releváns levelekre válaszolunk. A fontos leveleket, projekteket, akármiket mindig rövid pórázon tartjuk, tudjuk, mire kell válaszolnunk és meg is tesszük azt.

Mindenkinél függ ez a dolog természetesen attól, hogy hány levél érkezik a mappájába, de akinek a munkája is email alapú jórészt, az végképp nem kerülheti el a megoldás keresést. Nekem igen komoly frusztrációm volt, amíg ezt nem fejlesztettem ki, és most, hogy megvan, jól, sokkal jobban érzem magam.

Már postoltam itt a Plastikon arról, hogy hogyan érdemes. Nem találtam fel a spanyol viaszt, sokan írtak már erről.

Én erre a feladatra alapvetően a Gmailt használom, de bármilyen levelező jó tulajdonképpen, amivel lehet jelölni, meg ami tud archiválni, azaz elmozgatni levelet a látómezőből valami spájzba.

Nekem az segített rengeteget, hogy napi rutinná égettem be az információ feletti uralmat (IFU). Ha a nap végén tele vagyok olvasatlan mailekkel, rosszul érzem magam. Ez megfordítva is igaz: ha le vannak kezelve a leveleim, jól érzem magam.

Naponta időt szánok arra, hogy az alap kommunikációs csatornában rendet tartsak. Ez nagyjából a következőt jelenti:

– minden listás levelet helyből kiszűrök, ezeket nap közben vagy olvasom, vagy nem (általában végigkattintom, mert zavar, ha bold, hehe)
– ami nem releváns mail, archiválom
– amit azonnal meg lehet válaszolni, megválaszolom és learchiválom
– amit azonnal megválaszolok, de választ várok rá, azt megcímkézem küldés után és learchiválom
– amivel dolgoznom kell aznap, másnap, harmadnap, azokat megcsillagozom és archiválom
– miután ilyen módon kiganéztam a maileket, elkezdek dolgozni a csillagozott leveleken
– időnként átnézem a címkés, fontos, projekt, választ váró leveleimet is
– a spam mappát naponta kétszer törlöm, de mindenképpen a kritikus 100-as méret alatt (ha mailtől távol vagyok és felgyülemlik, akkor időt szánok rá, még akkor is, ha 10 lapra nyúlik — hozzá kell tennem, hogy a minap az összes régi, nem használt mail aliasomat, spam mágnesemet kidobtam)

Nálam a céges fiók mindig tiszta. Erre büszke vagyok. Dolgozom rajta. Munkát, energiát fektetek bele. Blogolok róla. Azt hiszem jogalapom van rá, hogy véleményt formáljak, anélkül hogy rosszul kéne éreznem magam.

A rendszer üzemeltetése csak rajtam múlik. Elégedett vagyok a teljesítményemmel, a cégnél mindenképpen azon egyének közé tartozom, akinél “nem veszik el” levél. Nem kedvelem azokat a kollégákat, akik nem képesek ganézni, és mindent újra, meg újra el kell nekik küldeni, telefonon zargatni őket, persze udvariasan, hogy a fragile lelkük integritása nehogy sérüljön. (Szabad most hisztérikusan röhögni?)

Évekig nekem is ömlesztve volt mindenem, és azt hittem az úgyis jó. KIS FASZOMAT JÓ. Aki ezt hiszi, annak vagy egy kezén megszámlálható emailje érkezik, vagy nem látja át a kérdést megfelelően, vagy szarik bele, de azt kiröhögöm kakaós habbal.

Még egy nagyon fontos dolog, kicsit más téma.

Ne hagyjuk, SOHA, hogy az emailek / becsapódó emberek / telefonhívások / főnökök irányítsák a munkanapunkat. Tervezzük meg, hogy másnap mit akarunk mindenképpen elvégezni, aztán legyünk szívósak kisgeci bulldog módjára, ragadjunk rá, mint légy a légypapírra, LEGYEN A NAPNAK OLYAN RÉSZE, amikor el is végezzük ezeket. (NB, a csillagos levelek nem feltétlen képeznek ezzel azonos halmazt!)

Nekem ez a GTD, nem pedig valami szaros shareware alkalmazás.

Nem vagyok tökéletes, de legalább törekszem a pontos, precíz munkára. (Te törekszel?) És az bassza nekem az első csomós gerendát, aki szerint ez baj. Kinevetem úgyis.

Függöny.

38 hozzászólás

tamas

Jozsi, neked engedik a gyarban, hogy a ceges levelezest kiforwardold gmailre? Ejha.

giros

Kevés dolog tud jobban hergelni, mint egy szembejövő kolléga, aki megkérdezi azt, amire a választ fél órája küldtem el neki e-mailben.

Elmorzsoltam egy könnycseppet, szívemből szóltál most, Józsi!

efg

Nekem is tetszett az írás.
És itt jegyezném meg kissé keserűen, hogy marhára irigylek mindenkit, aki_minden_munkáját emailen keresztül is végezni tudja. Én meg szüttyöghetek faxokkal meg postával. 2008-ban. Bah.

Nonoo

“Nem kedvelem azokat a kollégákat, akik nem képesek ganézni, és mindent újra, meg újra el kell nekik küldeni, telefonon zargatni őket, persze udvariasan, hogy a fragile lelkük integritása nehogy sérüljön.”

Iszonyatosan tipikus. Ebbol kozvetlenul kovetkezik az, hogy ha cegeknek irok emailt, mert valami utan erdeklodok, akkor 10 alkalombol 9-szer _basznak_ valaszolni.

Mefi

Én például mindig igyekeztem szépen bemappázgatni a leveleket, meg ugye a szűrő sem rossz dolog, ha kapásból a megfelelő mappába rakja (regisztrációk, munka, barátok, család stb.). Rend a lelke mindennek, egyáltalán nem megvetendő az ilyen.

vargatom

Levlista: iratkozz le mindről. Ha van közte fontos információforrás, akkor keress valakit aki szívesen olvasgatja, és lelkesen beszámol az érdekes dolgokról.

TBS

Tegnap telefonon kellett irányítanom (vezetés közben) a főnököm, hogy a levelezésemben hogy talája meg azt az ~5 évvel ezelőtti levelet, ami egy adott hirtelenfontos-ember telefonszámát tartalmazza. Nem emlékeztünk a névre, a cégre, semmire. Csak a cselekményre, aminak során kapcsolatba kerültünk.

Megtalálta. ~10 perc. Megdícsértem. 😀

Dob

Én is a tiszta inbox híve vagyok. Igaz nekem folder megoldással (Notesban ez van), az inboxban csak azok a levelek várnak amikre még válaszolni kell, vagy munka van vele, vagy valami elintézendő dolog an még (ez számosságát tekintve max 5 db), amikre válaszoltam az kuka (a sent itemek között ugyis ott van historyval), amik infók egy jövőbeni dologhoz az megy valami folderba, ami levlista vagy valami hasonló az filterrel megy folderba, aztán egyszercsak megnézem (ezek nem kritikusak)

zolle

nálam a mail.app-ban van egy “Bullshit” meg egy “Fontos” mappa, és ennek gyerkőcei.
Ami fontos, azt nem magyarázom, megy a fontos alá, ami BS, azt vagy kitörlöm, vagy ha érdemel 5 percet az életemből, megy a BS alá. Szabály szerint élből ide jön minden jobland, youtube update, beszmac levél, ilyesmi.

a céges outlookomban kupleráj van, mert nem kapok annyi levelet, és egyszerűbb keresni, mint leszortírozni.

Crit

Józsi, mikor azt írod, hogy “…., és archiválom”, az nálad tulajdonképpen mit jelent? Mit csinálsz vele konkrétan? Merevlemezre könyvtárba lemented? Kinyomtatod és bele egy iratgyűjtőbe? Szubfolder? (Mondjunk Gmailben ez nem igaz…) Szóval?
Archiválási szokások ezerfélék, kinek mi, engem konkrétan a tiéd érdekelne.
Nekem most új felfedezés a MailStore, év végén gyomlálás előtt hasznos volt. Sosem tudni…

fns

Én is inbox driven vagyok, de nekem egy ideje hozzájött a Things és az egyszerűsége miatt rákattantam. Volt korábban mindenféle GTD próbálkozás, de utáltam mindet, a Things viszont úgy tűnik megfogott.
Nálam elég sok az olyan task, amiről senki nem ír mailt (=én találom ki a munkát magamnak, így elég skizo lenne :)), ezekhez eddig sajtpapírok borították a desktopot – Things óta ez megszűnt.
Btw inbox: nekem a flagging mellé egy valami kell: color coding, mert ez a vizualiáció rengeteget segít. GMailban ott vannak erre a color coded label-ek és a Filterek, Mail.app meg adja a Mail Rule-okat. Ja, és threaded view mindenek felett!

Dagenham

Nagyjából a bevezetőben leírtak szerint fest az inboxom (kétharmad magán, maradék meló felosztással), de.

Az olvasatlan levelek azért olvasatlanok, mert még nem olvastam el őket, feladó/tárgy szerint nem fontosak, vicces videót, csöcsös kislányt bármikor meg tudok nézni anélkül, hogy ez gátolna mindennapjaimban.

Ami bent figyel és olvasott, az azért van ott, mert utal valamire, találkozókra, megbeszélésekre, könyv megvásárlására, akármire.

Az inboxomat nem a klasszikus GTD-elvek szerint használom, az inboxban ami van, azzal foglalkozni kell akkor, amikor éppen ráérek. Ha valami már el lett intézve, archive.

Nem csillagozok, kezdetben használtam, de valahogy nem állt rá a kezem, egyéni szoc. prob.

Nagyjából egy tucatnyi címke van, automatikusan mennek rá a beérkező levelekre szűrők segítségével, többnyire feladó szerint, illetve a listák kaptak külön kategóriát. Meg persze a csatolmányos levelek. Ez erősen megdobja a visszakereshetőséget. Kézzel nem is nagyon szoktam címkézni, csak kivételes esetekben.

Igen, a spam mappa meg tele van csordultig, de őszintén szólva magasról teszek rá (volt, hogy naponta csekkoltam, töröltem, elég volt). Igen, lehet, hogy így elveszhet egy-két fontosabb levél, azonban ha tényleg fontos, akkor úgyis megtalálnak telefonon. Ha meg nem fontos, akkor így járt.

Egyébiránt egyetértek azzal, hogy a “küldök egy levelet, majd odamegyek szólni, hogy küldtem levelet, légy szíves, olvasd el, majd válaszolj is rá” metodika őrületbe kergető tud lenni (különösen naponta n-szer, ahol n egy elég nagy szám), de sajnos amíg nem tanítanak ilyesmit iskolákban, lesznek ilyen félresikerült evolúciós zsákutcák is az életben.

Ezekkel együtt kell élni, a világ összes GTD módszertana sem segít rajtuk. Majd kihalnak.

Crit

Dagenham: NEM HALNAK KI.
Itt se az innováció, de a nevelés sem segít. Légy udvarias, bólogass minden ilyesmire és kész. Pláne a vicces e-mail forwardolókkal kell nagyon vigyázni, mert megharagszanak, ha ignorálod őket és a küldeményeiket. Nálam van egy …Trash folder Outlookba (idebent ez az etalon sajnos), amint beér egy avis, pps-es, fwd-os, azonnal behúzom oda, aztán a pénteki szokásos GTD-s produktivitásos rendrakás során egy az egyben törlöm a tartalmát. Sajna egy héten 20-25 ilyen felgyűlik. Egynek se kellene lennie!

Viszont pislogtam nagyon, mert egyéb spamot sem idebent, sem odahaza nem nagyon kapok. Heti 8-10 max. Nem hiányzik, nem azért mondom, ne küldjetek! 🙂 Csak nem értem, nektek hogyhogy ennyi…?

XYBeR

mondjuk, hogy elfogadom a módszertant. de ki a f*szt érdekel a spam mappa? az elmúlt 7 évben kb 5x néztem bele.

amúgy meg a folderek sokat segítenek (már ahol vannak), de nem úgy, hogy kézzel rángatom beléjük a leveleket, hanem eleve a helyükre esnek be. (kivétel autlúk esetén, mert abban valami horror módon szar a szűrés)

alpi

Wiredben Paul Allen interjú, a faszi heroin user (power user! há-há) volt, a GTD-t voltaképp arra találta ki hogy a maradék agysejtjeit gazdaságosan tudja kihasználni. Ha valaki számára ez érdekes.

lipilee

thunderbird, quickfile plugin. az inboxba érkező leveleket szortolni:
– ami megválaszolható, megválaszolni gyorsan, fileolni a megfelelő mappába (ügyfél szerinti, egyszintű mapparendszer, de pl. nézhet ki úgy is, hogy [ügyfélnév]-[havernév]-[domain], mert időnként más alapján akarom szűrni, a quickfile viszont megtalálja)
– ami nem megválaszolható, marad az inboxban, és napközben foglalkozom vele (tipikusan projekt management történik, tehát átvezetem az infot, stb.)
– ami fontos, arra piros (ctrl+1), regardless hogy szűrve vagy nem. későbbi visszakeresés miatt jó.

személyes és üzleti levelezésem 1 accounton van (i am my company), ezzel együtt a fenti módszerrel 6-8 email van az inboxomban.

XYBeR

lipilee: “fileolni a megfelelő mappába” – ez miért jó? miért nem eleve a mappába esik be?

zeroEV

Én nem pirosozok, highlight-olok meg csillagozok semmit, mert arról a munka után le kell venni a színt, csillagot.
Én amit nem tudok azonnal elvégezni, az egyből visszacsinálom unread-re. Amit rögtön megcsinálok, az meg megy archívba.
Van egy tucat automatikus címkém gmail-ben (3 címet kezeltetek vele), azok rögtön beérkezéskor applikálódnak, van ami “skip inbox”-ra van állítva, mert csak értesítő levél. Kb hetente-kéthetente bővítem a filtereket egy-egy plusz címmel, hogy legközelebb már magától címkézzen. A keresés ezerszer jobb, mint akármilyen folder, persze ha nincs ékezet a keresendőben, és emlékszik az ember leaglább egy-két szóra a témában.
Utálom a (no subject) leveleket, és ráadásul előszeretettel használják ezt hardcore netes barátaim is, azt gondolván, hogy majd akkor kénytelen leszek beleolvasni hogy megtudjam mit is akarnak, csak sajnos a gmail rögtön betekintést nyújt az első sorba, így akkor gondot nem jelent, csak simán utálom 🙂 Ilyenkor direkt nem válaszolok azonnal 🙂
Spam: sosem nézem mi megy bele, mert elég jól működik. Ellenben van néhány elvetemült szolgáltató, aki spamként kiszűri a gmail-ről küldött másmilyen címet, mert a küldő szerver nem azonos a feladóban szereplő címmel…

poTomek

zeroEV: ez nekem is probléma. Régebben teljesen jól működött: hozzáadtad a kívánt címet a “Send mail as” részleghez és azzal ment a levél. Most meg a From: mezőbe az van amiről küldeni szeretném, Sender:-be pedig a gmail-es címem. Ez apps-ban is így van? __Nem tudtok rá valami jó megoldást?__

Más.
Józsi, ha csak azért törlöd a spam mappát, hogy üres legyen, akkor itt egy megoldás rá:
http://marsbox.com/blog/howtos/auto-delete-gmail-spam/

Pistahh

Nekem a következő bajaim vannak a gmaillel:

1. tipikusan kapok napi párszáz levlistás (automatikusan belabelezett) levelet, meg esetleg 1-2 nem levlistásat, ezek nem labeleződnek. Nomármost nem lehet megnézni csak a nem-labeles leveleket, hanem kézzel végig kell nézni a párszázas listát, hogy találok-e közötte label nélkülit.

2. Thunderbirddel levelezek elsősorban, ebben 2-3 “mély”, kb 100-as nagyságrendű folderstruktúrám van. Ezt “becserélni” a gmail label-rendszerére egyszerűen képtelenség.

Arról nem is beszélve, hogy a nostalgy plugin hihetetlen módon megkönnyíti a levelek szortírozását.

lipilee

Xyber, saját magamat ismerve (próbáltam) nem olvasom el, ami nem az inboxba jön. Az egyetlen, amit mappába szűrök, az az RSS, azt viszont pont azért, hogy ne zavarja a folyamatokat. (Úgyis csak akkor olvasom, amikor ráérek.)

XYBeR

lipilee: én sokszor még azt sem, ami az inboxba jön 🙂 ha fontos, akkor úgyis rámszól valaki. ha meg nem, akkor a f*szom fogja végigbogarászni az összeset.

Crit

Eszembe jutott még egy kérdés a közösséghez.
Egyre inkább erősödik az az érzésem, hogy 2008 a nagy törlések éve lesz, amikor minden az egyszerűsítés, a víztükörszerű állapot, a minimalizmus, a redundancia megfékezése felé vezet.

Kérdésem a következő: Ti meddig és milyen szabályok, elvek szerint őrizgetitek az e-maileket? Persze biztos külön van céges és privát levelezésre alkalmazott elv, de mégis mi?

tamas

my bad, nem emlekeztem erre a “Jozsieknal google apps van” temara, pedig meg kommenteltem is.

azota annyiban valtozott a velemenyem, hogy a google apps tenyleg remek dolog, csak valahol van egy hatar, ami folott mar nem erdemes beruhazni a fizetos megoldasba, mert nem jelent annyival tobb pluszmunkat, mint amennyivel tobb penzt meg de. az ingyenes verzio akkor eri meg, ha tenyleg csak levelezni akarnak az enberek, es semmi mas ficsor nem kell (azer’ az api meg a SAML alapu identity mgmt rendkivul vonzo, kar, hogy ingyen nem jar, leszarom a harom kilencest meg az 5 giganal nagyobb tarhelyet).

a by default spamszurese meg for teh knig, akkoris.

_psc_

Nálam ömlesztve vannak a levelek (gmail szintén), igaz napi 2-5 levélnél többet nem kapok, ebből heti 4-6 a fontos.
Most akkor ugye én nem számítok igénytelen, hanyag embernek? 🙂