Tegye fel a kezét az, akinek úgy néz ki a leveles fiókja, hogy van egy nagy halom levél az inboxban, ami véletlenszerűen bold (olvasatlan) / nem bold (olvasott) levelekből áll, e mellett pedig a SPAM mappában több ezer kallódik. (Letehetitek a kezeiteket.)
Elfogadható a dolog akkor, ha privát fióknak tartjátok és voltaképpen az email, mint olyan nem meghatározó tényező az életetekben. Ettől függetlenül még a vatta emberek csoportját erősíti mindenki, aki nem menedzseli az őt érő információt.
Mert miről is van itt szó?
A megbízhatóságról. A nekünk küldött releváns levelekre válaszolunk. A fontos leveleket, projekteket, akármiket mindig rövid pórázon tartjuk, tudjuk, mire kell válaszolnunk és meg is tesszük azt.
Mindenkinél függ ez a dolog természetesen attól, hogy hány levél érkezik a mappájába, de akinek a munkája is email alapú jórészt, az végképp nem kerülheti el a megoldás keresést. Nekem igen komoly frusztrációm volt, amíg ezt nem fejlesztettem ki, és most, hogy megvan, jól, sokkal jobban érzem magam.
Már postoltam itt a Plastikon arról, hogy hogyan érdemes. Nem találtam fel a spanyol viaszt, sokan írtak már erről.
Én erre a feladatra alapvetően a Gmailt használom, de bármilyen levelező jó tulajdonképpen, amivel lehet jelölni, meg ami tud archiválni, azaz elmozgatni levelet a látómezőből valami spájzba.
Nekem az segített rengeteget, hogy napi rutinná égettem be az információ feletti uralmat (IFU). Ha a nap végén tele vagyok olvasatlan mailekkel, rosszul érzem magam. Ez megfordítva is igaz: ha le vannak kezelve a leveleim, jól érzem magam.
Naponta időt szánok arra, hogy az alap kommunikációs csatornában rendet tartsak. Ez nagyjából a következőt jelenti:
- minden listás levelet helyből kiszűrök, ezeket nap közben vagy olvasom, vagy nem (általában végigkattintom, mert zavar, ha bold, hehe)
- ami nem releváns mail, archiválom
- amit azonnal meg lehet válaszolni, megválaszolom és learchiválom
- amit azonnal megválaszolok, de választ várok rá, azt megcímkézem küldés után és learchiválom
- amivel dolgoznom kell aznap, másnap, harmadnap, azokat megcsillagozom és archiválom
- miután ilyen módon kiganéztam a maileket, elkezdek dolgozni a csillagozott leveleken
- időnként átnézem a címkés, fontos, projekt, választ váró leveleimet is
- a spam mappát naponta kétszer törlöm, de mindenképpen a kritikus 100-as méret alatt (ha mailtől távol vagyok és felgyülemlik, akkor időt szánok rá, még akkor is, ha 10 lapra nyúlik — hozzá kell tennem, hogy a minap az összes régi, nem használt mail aliasomat, spam mágnesemet kidobtam)
Nálam a céges fiók mindig tiszta. Erre büszke vagyok. Dolgozom rajta. Munkát, energiát fektetek bele. Blogolok róla. Azt hiszem jogalapom van rá, hogy véleményt formáljak, anélkül hogy rosszul kéne éreznem magam.
A rendszer üzemeltetése csak rajtam múlik. Elégedett vagyok a teljesítményemmel, a cégnél mindenképpen azon egyének közé tartozom, akinél “nem veszik el” levél. Nem kedvelem azokat a kollégákat, akik nem képesek ganézni, és mindent újra, meg újra el kell nekik küldeni, telefonon zargatni őket, persze udvariasan, hogy a fragile lelkük integritása nehogy sérüljön. (Szabad most hisztérikusan röhögni?)
Évekig nekem is ömlesztve volt mindenem, és azt hittem az úgyis jó. KIS FASZOMAT JÓ. Aki ezt hiszi, annak vagy egy kezén megszámlálható emailje érkezik, vagy nem látja át a kérdést megfelelően, vagy szarik bele, de azt kiröhögöm kakaós habbal.
Még egy nagyon fontos dolog, kicsit más téma.
Ne hagyjuk, SOHA, hogy az emailek / becsapódó emberek / telefonhívások / főnökök irányítsák a munkanapunkat. Tervezzük meg, hogy másnap mit akarunk mindenképpen elvégezni, aztán legyünk szívósak kisgeci bulldog módjára, ragadjunk rá, mint légy a légypapírra, LEGYEN A NAPNAK OLYAN RÉSZE, amikor el is végezzük ezeket. (NB, a csillagos levelek nem feltétlen képeznek ezzel azonos halmazt!)
Nekem ez a GTD, nem pedig valami szaros shareware alkalmazás.
Nem vagyok tökéletes, de legalább törekszem a pontos, precíz munkára. (Te törekszel?) És az bassza nekem az első csomós gerendát, aki szerint ez baj. Kinevetem úgyis.
Függöny.
Linda ma egész nap melózott, így én is csatlakoztam hozzá, csak más vonalon. Kb 20 mail maradt az inboxomban péntekről (ennek egy része olvasatlanul), és egy olyan 15 csillagos levél, amit már jó ideje tologatok magam előtt. A legrégebbi február 4-i keltezésű.
