We are tired of being told we’re autistic idiots who need to be manipulated to work in a Forced Pair Programming chain gang without any time to be creative because none of the 10 managers on the project can do… Programming, Motherfucker.

Our values

A városból öt óra körül értünk haza, mostanáig toltuk a szekeret, 22:45 van. Az inboxom üres, a csillagosak között van még kilenc tétel (ideértve a február 4-i darabot is, ami egy TOTÁLIS FEJFÁJÁS LESZ).

Feltett szándékom, hogy holnap, azaz vasárnap délelőtt (!) megcsinálom az összeset, mégpedig alaposan, és nyitott szívvel kezdem a hétfőt.

GTD.

Netremete a kommentekben: “Kéne egy olyan rutin ami automatikusan törli a két hétnél régebbi csillagozott leveleket, úgy hogy közben egy “MAILDAEMON” üzit küld a feladónak, hogy a levél nem érkzett meg” — so true.

update: végülis felkeltem és lenyomtam, amit le tudtam. Sajnos kettő itemmel hétfőn kell majd foglalkoznom inputok és iroda hiányában. 13:06-ra végeztem egyébként.

Ilyenkor mindig két út van:

- gányolok valamit (10 perc)
- megcsinálom rendesen (90 perc)

Utálok gányolni. A gányolás gányt szül, ami hosszú távon ellenem dolgozik. Lehet, hogy most megspórolhatnék 80 percet, de igazi befektetés lesz, ha végigviszem rendesen. Most gyakorlatilag a fél délutánom elment ezzel, de bazmeg most meg – van – rendesen – csinálva. Arról nem is beszélve, hogy legközelebb a jól működtethető struktúra már eleve rendelkezésemre áll — borzasztóan szeretem azt, amikor egy jól felépített anyag kiszolgál.

Megéri. Megéri. Megéri.

A Plastik media szerkesztőjének kiegészítése:
09:00 és 17:00 között NE IS ÁLMODJ RÓLA.

“Inbox zero” technika a konyhai takarításra.

Mögöttes gondolata: ha kellően kis mennyiséget kell elmosni, akkor az sokkal kevesebb erőfeszítésbe kerül, mintha az ember hagyná több napra megszáradni a tányérokat, poharakat, evőeszközöket és egyéb konyhai eszközöket, majd egy hosszú sessionben tisztítaná el azokat.

Alkalmazása ugyanaz, mint a mail olvasásnál: amint vége az étkezésnek — big emphasis — azonnal el kell mosogatni a cuccot étkezések után. Mindig pontosan ugyanolyan tiszta konyhát kell megőrizni, mint amivel elkezdtük (kb. üres postafiók). Ennek ellentéte: amikor egy-két óra munkát fektetünk bele, fájdalmas a folyamat, eleve nehezen fogunk nekiesni, a mosogatás egy kellemetlen élménnyé válik.

Fontos, hogy főzésekkor is ezzel a módszerrel zárjuk le a ciklusainkat. Főzés közben mindig van némi processzek közötti idő, akkor van idő elmosni a turmixgépet, lábost. Ha csak stackeljük bele a kagylóba, akkor vége mindennek. Utána ugyanis sokkal nehezebb kaja után teli hassal nekidurálni magunkat (bár nem lehetetlen), ez még nagyobb önfegyelmet igényel, de gyarlók vagyunk és ott fog száradni minden napokig.

Egyes iskolák szerint a főzés eleve kizárja a mosogatást, ami veszélybe sodorhatja az inbox zero módszert. Ez mindenkinek a saját belátására van bízva, szerintem könnyebb közben ganézni, mint utólag, még akkor is, ha akkor extra erőfeszítésnek tűnik. Logikailag könnyen belátható, hogy ha egy egységnyi ideig tart a főzés, akkor mosogatási ciklusokat beépítve a teljes folyamat sem fog tovább tartani. Viszont ha nem mosogatunk el főzés közben kis lépésekkel, akkor a végén az egy egységnyi időnkre rá kell számítani még egy 1.25 – 1.50-es szorzót a főzés bonyolultságától függően. Ebből következik, hogy mindent azonnal el kell végezni és jó lesz.

Természetesen a konyhát súrolni és felmosni ettől még fel kell, ezek csak a mindennapi étkezések okozta mennyiségeket kezelik. Hozzáállás kérdése mindez: ha úgy állunk fel az asztaltól, hogy a tudatunkban az a gondolat képződött le, hogy “tegnap mosogattunk, tehát most nem kell”, akkor rossz úton járunk. Ráadásul, ha az ember alkalmazza, mint emaileknél az inbox zero-t, egyszerűen zavarni fogja, ha nem így néz ki a konyha.

Függöny.

Elbasztam ezzel ma kb 28 percet. De most rend van. És ez a fontos. Rend.

Függöny.

És még nincs is vége a napnak!! (artikulálatlan üvöltés)

Elfogadható a dolog akkor, ha privát fióknak tartjátok és voltaképpen az email, mint olyan nem meghatározó tényező az életetekben. Ettől függetlenül még a vatta emberek csoportját erősíti mindenki, aki nem menedzseli az őt érő információt.

Mert miről is van itt szó?

A megbízhatóságról. A nekünk küldött releváns levelekre válaszolunk. A fontos leveleket, projekteket, akármiket mindig rövid pórázon tartjuk, tudjuk, mire kell válaszolnunk és meg is tesszük azt.

Mindenkinél függ ez a dolog természetesen attól, hogy hány levél érkezik a mappájába, de akinek a munkája is email alapú jórészt, az végképp nem kerülheti el a megoldás keresést. Nekem igen komoly frusztrációm volt, amíg ezt nem fejlesztettem ki, és most, hogy megvan, jól, sokkal jobban érzem magam.

Már postoltam itt a Plastikon arról, hogy hogyan érdemes. Nem találtam fel a spanyol viaszt, sokan írtak már erről.

Én erre a feladatra alapvetően a Gmailt használom, de bármilyen levelező jó tulajdonképpen, amivel lehet jelölni, meg ami tud archiválni, azaz elmozgatni levelet a látómezőből valami spájzba.

Nekem az segített rengeteget, hogy napi rutinná égettem be az információ feletti uralmat (IFU). Ha a nap végén tele vagyok olvasatlan mailekkel, rosszul érzem magam. Ez megfordítva is igaz: ha le vannak kezelve a leveleim, jól érzem magam.

Naponta időt szánok arra, hogy az alap kommunikációs csatornában rendet tartsak. Ez nagyjából a következőt jelenti:

- minden listás levelet helyből kiszűrök, ezeket nap közben vagy olvasom, vagy nem (általában végigkattintom, mert zavar, ha bold, hehe)
- ami nem releváns mail, archiválom
- amit azonnal meg lehet válaszolni, megválaszolom és learchiválom
- amit azonnal megválaszolok, de választ várok rá, azt megcímkézem küldés után és learchiválom
- amivel dolgoznom kell aznap, másnap, harmadnap, azokat megcsillagozom és archiválom
- miután ilyen módon kiganéztam a maileket, elkezdek dolgozni a csillagozott leveleken
- időnként átnézem a címkés, fontos, projekt, választ váró leveleimet is
- a spam mappát naponta kétszer törlöm, de mindenképpen a kritikus 100-as méret alatt (ha mailtől távol vagyok és felgyülemlik, akkor időt szánok rá, még akkor is, ha 10 lapra nyúlik — hozzá kell tennem, hogy a minap az összes régi, nem használt mail aliasomat, spam mágnesemet kidobtam)

Nálam a céges fiók mindig tiszta. Erre büszke vagyok. Dolgozom rajta. Munkát, energiát fektetek bele. Blogolok róla. Azt hiszem jogalapom van rá, hogy véleményt formáljak, anélkül hogy rosszul kéne éreznem magam.

A rendszer üzemeltetése csak rajtam múlik. Elégedett vagyok a teljesítményemmel, a cégnél mindenképpen azon egyének közé tartozom, akinél “nem veszik el” levél. Nem kedvelem azokat a kollégákat, akik nem képesek ganézni, és mindent újra, meg újra el kell nekik küldeni, telefonon zargatni őket, persze udvariasan, hogy a fragile lelkük integritása nehogy sérüljön. (Szabad most hisztérikusan röhögni?)

Évekig nekem is ömlesztve volt mindenem, és azt hittem az úgyis jó. KIS FASZOMAT JÓ. Aki ezt hiszi, annak vagy egy kezén megszámlálható emailje érkezik, vagy nem látja át a kérdést megfelelően, vagy szarik bele, de azt kiröhögöm kakaós habbal.

Még egy nagyon fontos dolog, kicsit más téma.

Ne hagyjuk, SOHA, hogy az emailek / becsapódó emberek / telefonhívások / főnökök irányítsák a munkanapunkat. Tervezzük meg, hogy másnap mit akarunk mindenképpen elvégezni, aztán legyünk szívósak kisgeci bulldog módjára, ragadjunk rá, mint légy a légypapírra, LEGYEN A NAPNAK OLYAN RÉSZE, amikor el is végezzük ezeket. (NB, a csillagos levelek nem feltétlen képeznek ezzel azonos halmazt!)

Nekem ez a GTD, nem pedig valami szaros shareware alkalmazás.

Nem vagyok tökéletes, de legalább törekszem a pontos, precíz munkára. (Te törekszel?) És az bassza nekem az első csomós gerendát, aki szerint ez baj. Kinevetem úgyis.

Függöny.

Én nagyon sokáig teljesen el voltam veszve ebben, azt gondoltam, hogy mappába kell szervezni a munkát és az életet. Nem lehet.

Számomra a legjobb módszernek az “evolúciós mappa” bizonyult. Amikor még nagyon diffúz valami, akkor egyszerűen ömlesztek egy folderbe, aztán dátum / név szerint szűröm. Ez vagy ebben a formában megmarad (mint pl netről letöltött gané), vagy valamilyen szisztéma szerint, a már működőképesnek mutatkozó modellben, húzok rá egy mappa-sémát.

Szerintem a hibát ott követjük el, amikor van 5 állományunk, és ezeket beszortírozzuk 4 többszintű mappába. Akkor kell csak kialakítani a hierarchiát, ha

- már tudjuk pontosan mit akarunk
- ha van elég anyagunk ahhoz, hogy lássuk, milyen szerkezetért kiált

Vegyük észre, lássuk meg, hogy a hierarchikus mappa rendszer nem képes leképezni az életünket. Lépten nyomon az van, hogy soha nem ott van, amit keresünk. Ahol gondolnánk, hogy van, ott más, oda nem való lesz.

Éppen ezért a rendrakásnak a dátum szerinti ömlesztett mappák egy nagyon fontos húzóerői lehetnek. Véleményem szerint rengeteg időt spórolunk meg azzal, hogy nem kell olyan kérdéseket megválaszolnunk, mint “ezt most hova tegyem?” hiszen minden harmadik file valami más kategóriába esik.

Nekem a kedvenc mappám a projekt. Ebben mindig a legfrissebb projekt kerül felülre. Nem szarozok olyanokkal, hogy területekre bontsam, egyszerűen azok a projektek, amin dolgozom, lineáris mappák, aminek mindig a legutóbb módosított van a legtetején. Korábban ez mindenféle sokszintű hierarchikus könyvtárszerkezet volt, és szart se ért.

Persze a mac-en tök jól működik az ilyesmi, szépen beállítom magamnak a mappákat, ikont húzok rá (mostanában 32×32 lorez ikonok mennek nálam), aztán hajrá.

Kellemes munkavégzést és produktivitást mindenkinek. BUÉK VAZ!

Beleznay Dániel of CIB Lízing nekem egyszer azt mondta, hogy számára minden vitális információ megvan okosan kódolva, amihez ha hozzáférnék, se tudnám megmondani, mit kezdjek vele. Beleznay Dániel még azt is mondta, hogy mindenképpen oda fogja adni a Prison Break-et, mert kurva jó. Ezután a fapadra dőlt, mert benne volt pár Unicum. Ez egyébként a “Hullám” nevű diszkóban történt a Balatonnál még régebben, amikor a vitorlás vizsgára készültünk (én megbuktam szokás szerint a kresz-en, ő átment csont nélkül).

Eredetileg azt terveztem, hogy bemutatom, hogyan lehet három tier-re osztani a password hierarchiánkat, és akkor a gagyi site-okon a tier1-es, könnyebb password-jeinket használjuk, végül a tier3-as, a legbonyolultabb, kizárólag a bankunk oldalán használatos megoldás.

Közben eltelt egy csomó idő. Ebben a postban nem fogok abba belemenni, hogy az ember hol és hogyan tárolja szenzitív információit, inkább egy megoldást mutatok arra, amire én végül kilyukadtam, mint két repülő szűzhártya a sivatagban, amikor az egyik megkérdi, hogy hol vannak.

Tehát felejtsük el a tier-eket, és azt, hogy vannak site-ok, ahol mindig ugyanazt a password-öt használjuk. Ez a módszer elment úgy 1996 körül.

Hogy talál ki az ember jelszavat magának? Én sok éven keresztül fejből dolgoztam, amit pszeudó módszerekkel iteráltam. Például: 4PPL3, vagy 4pP13337, ilyesmi. Variáltam a passwördjeimet, de csak ezen a szinten.

Aztán megjelent az a probléma, hogy egy ilyen reusable password-öt meg kellett osztanom pl munka miatt valakivel, ezért inkább megváltoztattam, aztán vissza akartam írni — bullshit.

Tézis: minden password legyen erős. Nehezen kitalálható, nehezen feltörhető, valósághoz nem közelíthető és teljesen egyedi.

Ha ennek megfelelően élünk, rohadtul mindegy, kinek mit adunk meg valamiért, ki mit talál ki, ki mit lát meg.

Ehhez kulcsfontosságú lépés, hogy kerítsünk egy jó password generáló szoftvert. Én Windows alatt többféle megoldással is próbálkoztam, de nem értem el jó eredményt. Aztán próbálkoztam Linuxon, de ott is feladtam valami miatt az egészet (már nem emlékszem miért, de nem is érdekes).

Mac-en a Tiger-ben viszont megjelent egy baromi hasznos kis program az operációs rendszer részeként, ami tökéletes erre a célra.

Gentlemen, meet the Password Assistant!

A hivatalos leírás erre. Sajnos csak akkor érhető el, ha pl új accountot csinálunk a gépre, holott ez egy nagyon jól használható eszköz. Éppen ezért le kell tölteni egy kis programot, ami nem csinál mást, mint azt, hogy megnyitja a Password Assistant dialógus ablakot. Én még egy custom ikont is ráaggattam, és beletettem a shortcutjaim közé.

Ezzel elég jó hatékonysággal tudunk egyedi jelszavakat készíteni magunknak, érdemes megnézni a menüket, van itt minden: numbers only — 856591016358, letters and numbers — MHrzpRdl73BO, memorable — epos8\quirts, random — oxz3Yvi*7Q:U, FIPS 181 compliant — irfyatcakurd. Így kell megírni egy alkalmazást (figyelmeztet, ha angol szótári szavakat használunk, teszteléshez is használható például).

Semmi fancy, teszi a dolgát. Én általában egyfajta módszerrel, elég hosszú jelszavakat készítve indítom — és aztán copy paste-elem a dolgokat. A fontos jelszavakat meg megtanulom.

huwroicsidea

• A Mail.app-ban csináltam kettő új fiókot, egyik a privát Gmail fiókom, másik a céges fiók. Mindkettőnek beállítottam a Google-féle paramétereket, POP/SMTP egyaránt.
• A két fiókba beletöltöttem az összes Gmail-es levelet, cégeset és privátat(ot) rendre. Ez eltartott egy darabig, viszont most két fiókban (igaz, sorfolytonosan de) ott van minden levelem, amiket az elmúlt két hónapban Gmail-en termeltem. Az igazsághoz hozzátartozik, hogy privát Gmail-es fiókom 2004 óta van, de azokat is mind letöltöttem, most végre azok is itthon vannak. (Legeslegelső Gmail levelem 2004. 06. 09. 16:05 perckor íródott és Aliennek küldtem. Subject: “kicsit mail cim!”)
• Az AlienCamel-es online mappáimat sorfolytonosan belehúztam a privát fiókomba, tehát azok is megvannak lokálisan, archívum szerűen. Nem mappázunk, szolgáltatás felmondható.
• Minden nem használatos fiókot, beállítást, mappát letöröltem.
• Csináltam egy Mail.app szabályt, ami a beérkező leveleket automatikusan read-re állít (hiszen a leveleket böngészőben olvasom, ugye).
• Lemondtam az AlienCamel szolgáltatást. Írtam nekik levelet, elmondtam, hogy jó volt, de ez van.
• Kipróbáltam mindent, működik: az összes online levelezésem a Mail.app megnyitásakor leszinkronizál a laptopomra, tehát minden levelem megvan offline-ban, amit Spotlight-tal remekül tudok szűrni — ha éppen arról van szó. Ha Mail.app-ban adok fel levelet, akkor bekerül Gmail-en az elküldött levelek mappába, tehát easy-attachment funkcionalitás, iPhoto 1click-send is megy.
• Gabától kölcsönvettem David Allen GTD könyvét.

Hello 2007!

• elsődleges cél: email nirvána elérése, amit magyarra érthetőbben az “üres beérkező levelek mappa” kifejezéssel lehet fordítani — fontos megjegyezni, hogy ezt a célt elég nehéz elérni, inkább csak konvergálhatunk hozzá (szerintem 10 alatti levél az inboxban még pont vállalható)
• szóróanyagoknak, jobbára érdektelen, ám megtartott newsletter-eknek, egyéb jól definiálható ratyiknak csináltam egy közös gyűjtőt “fliers” néven, ide minden szépen beérkezik (az ismert technikával: szűrő létrehozása, feltétel, label + archive)
• email listáknak, specifikus email címeimnek, blog kommenteknek detto
• A szűrő képzésen is lehet mindig finomítani, javítani. Épp tegnap olvastam valahol, hogy a Gmail szűrője nem olyan, mint a szilárd beton. Bármikor hozzájuk nyúlhatunk, baszkurálhatjuk, tökéletesíthetjük, gondozhatjuk, szeretgethetjük őket, hiszen itt nem folderek vannak, hanem teljesen dinamikusan leszűrt objektumok csuhajja.

Tekintsük a dolgokat innentől. Beérkezik egy levél az inbox-ba.

1. Ha a levelet elolvasom és érdektelen, választ nem várnak rá, vagy nem adok, az “Archive” gombra kattintok, egyből eltűnik a szemem elől. (Ha mégis válaszolni találnak rá, akkor visszajön természetesen.)
2. Ha azonnali választ kell adnom, de nem várok rá választ (vagy csak nem fontos), akkor megírom és elküldöm, aztán rákattintok az “Archive” gombra.
3. Innentől kezd nagyon szexivé válni a dolog! Van néhány levél, amivel foglalkozni kell ilyen-olyan módon. Ezekre az alábbi dolgok közül alkalmazom valamelyiket:
1. ha valami elég fontos és szem előtt kell tartanom (tudjátok, a PM képzés első leckéje, hogy neked kell mások helyett is intézkedned még akkor is, ha az nekik fontos), benn hagyom az inboxban
2. ha ennél is fontosabb, megcsillagozom (kezdő hiba: túl sok csillag alkalmazása!)
3. ha nem fontos, viszont majd valamikor kell vele foglalkozni, akkor megcsillagozom és “Archive”
4. lényeg: fenti hármat kell úgy variálni, hogy mindig tíznél kevesebb mail legyen az inboxban
4. Egyes leveleknek többféle label-t szoktam adni, mert egy több helyre is tartozhat! Éljen. És baszódjék meg a hierarchikus levél management. Igen. Baszódjék meg.
5. Ha keresek valamit, akkor ott van az a kis kereső form, ezeknek alkalmazom a szintaktikáját is, hasznos.

Nem minden fenékig tejfel ugyanakkor. Nekem a legnagyobb bajom, hogy nem tudok egyszerűen attachmentet draggelni valami levélhez, hanem mindig ki kell tallóznom, minta legalábbis koszos Windows-on lennék. Erre azt találtam ki, hogy Mail.app-ben beállítom kimenőnek a Gmail secure SMTP-jét, ami ráadásul a webfelületre is érkezteti a leveleimet. Remek így a dolog, egyetlen hátránya, hogy konverzációkban nem használható, csak új levél küldésénél.

A másik baj a 2 giga limit és az offline elérhetőség hiánya. Már most bőven 10 percentum fölött vagyok, előbb-utóbb probléma lesz, nem beszélve arról, hogy net hiányában nem tudom elérni a leveleimet. A hely takarékosságra azt találtam ki, hogy létrehozok egy fiókot lokálban és mondjuk a két hónapnál régebbi leveleket oda betöltöm, az online másolatot belőlük pedig egyszerűen letörlöm. Erre vonatkozóan van tudásotok, hogyan lehet az ilyet jól megcsinálni?

Harmadik, kis bajom a SPAM filter, ami száz évente, de téveszt, és SPAM-nek minősít egy-két levelet. Egyáltalán nem zavaró, semmi fontos nem veszett még oda, de én naponta 150-200 között kapok szemetet és ebben bizony kotorászni kell. A bejövő SPAM-ek nem zavarnak (átlag két naponta három), az “Archive” gombnál semmivel sem bonyolultabb a “Report Spam” gombra kattintani.

Egyszerűen Life is good at Gmail land.

PS: Akinek az elsődleges kommunikációs csatornája nem az email, az feleslegesen olvasott eddig. Bocs.

update: Kommentek után a post kis kiegészítésre szorul. A GTD szerint nincs értelme további alpontokat végrehajtani. Egyszerűen azt a levelet, amivel foglalkozni kell később az ember becsillagozza és archiválja. Az inbox-ban csak azok a levelek szerepelhetnek, amivel még nem volt idő foglalkozni/elolvasni. Amikor aztán az idő elérkezett, a csillagozott levelekkel lehet dolgozni. Másik fontos kiegészítés a SPAM kérdést érinti. A SPAM mappát mindig törölni kell. Elég rá egy pillantás, aztán “Delete forever”. Így nem marad benne soha sem legit levél.

A Gmail előnyeit látva ugyanakkor tegnap arra az elhatározásra jutottam, hogy költözöm tokkal-vonóval Gmailre. Íme a néhány érv, ami miatt idáig fajult a dolog:

• mobilról kényelmesen elérhető a fiókom
  Nekem fontos, igenis. Innen kezdve nincs olyan, hogy nem tudom valahonnan megnézni a leveleimet. Még Svédországból is rá tudok menni a felületre, a Gmail java alkalmazása pedig világbajnok, komolyan.
• webről kényelmesen elérhető a fiókom
  És ez a web world-class web baszkikám! Az AlienCamel-es fiúk akármilyen jó web felületet akarnak készíteni is, messze nem lesz ilyen jó, sajnos.
• SPAM filter just works
  Ehhez nincs nagyon mit hozzáfűzni, tesztelem már egy ideje, alig ereszt át valamit. (Időnként false positive is van, néha rá kell menni a SPAM mappára, nem zavaró.) Sajnos az AlienCamel ebben megint gyengébb. Igen, gyengébb, mégpedig azért, mert ott egy összefoglaló levél jön le és noha kiemelik, hogy “likely to be spam”, azért csak rá kell pillantani, végig kell scrollozni, le kell okézni. Ez azért komoly időveszteség a gyakori használat során.
  update: A spam filter tegnap pontosan 161 spam-et fogott meg (helyesen), ma hajnalban egy darab csúszott át. Volt egy false positive is, Horváth Balázs listás levele, melyben egy darab forwardolt link szerepelt.
• Sebesség
  A Gmail for your domain rendelkezésre állásában nem találtam semmi hibát, állandóan megy, legalábbis úgy tűnik. A malac-gmail időnként lassú, néha lassan jönnek meg a mailek. Ez az egyetlen small gripe-om. Az AC szervere Ausztráliában, a kengurúk földjén, és bizony minden egyes alkalommal hosszú fél percek (!) a várakozási idő, míg beindul valami. Érdekes módon miután beindult már jó (franc se érti miért, de nem is érdekel).
• Storage
  Gmail ugyan 2 giga körül van szemben az AlienCamel-es unlimited tárolókapacitással, de valahogy ez nem tűnik fontos szempontnak. A többi érdekes módon sokkal inkább. Értsd: jobban felbasz az a tudat, hogy lassan látom meg a mailt és állandóan a spam összefoglalót kell bámulnom, mint az, hogy egyszer majd kifutok a két gigából.
• Ár
  A Gmail ingyen van.
• Usability
  A Gmail-be nem lehet attachmenteket draggelni, mint Mail.app-ba, hanem minden alkalommal ki kell tallóznom azokat. Sajnos ezt eléggé sajnálom.
• Display
  A Gmail backend nem szabványosan kódolja és küldi a maileket. Bizonyos mail kliensekben (így pl a Mail.app) hibásan jelenítődnek meg a többszörös idézetek. Két összehasonlító példa, bal oldalon ahogy kinéz, jobb oldalon ahogy ki kellene néznie:

  

• Mail.app
  A Mail.app-ot is szerettem, megbecsültem, de egyszerűen ő, mint kliens oldali megoldás nem tudja felvenni a fentiekkel a versenyt. Kliens oldalon kell vele SPAM-et szűrni, nem tudom mobillal megnézni a leveleimet, nincsen hozzá webes felület (jó, tudom, hogy Gmail-t le lehet pop-olni, csináltam is egy ideig), üzenetek subject alapján történő összekapcsolása is valahogy “béna” nekem Mail-ben. Keresésnél mindig be kell jelölnöm, hogy “From”, “To”, “Subject”, vagy “Body” alapján szűrjön-e és nálam bizony ez unalmassá vált a Google world-class keresőjével szemben.

Mit tegyünk ugyanakkor a listás leveleinkkel? Megoldás: címkék és rule-ok használata. Gaba hívta fel a figyelmem erre az írásra, amit érdemes elsajátítani. Röviden a lényege az, hogy minden kiszámítható levélre kell rule-t csinálni (bekattintva a “Skip the inbox (archive)” opciót), rádobni egy címkét, aztán halleluja!

Egyszóval kipróbáltam én már levelezésileg ezt is, azt is, vége az, hogy a Gmail mindent visz a néhány hibája ellenére. Nekem egyelőre ez tűnik megoldásnak, ez az én email történetem. Quod erat demonstrandum.

A. Eagle Filer
B. Mori

Esetleg a C. opciót? Speak up.

update: Na jó, nem tetszik. Yojimbo sem. Berzenkedem ezektől az alkalmazásoktól. Inkább tweakelem a Mail.app-ot.

Kezdjük tehát az első fontos megállapításunkkal: a projekt menedzsment alapja az email. Nem nagy felfedezés, de ez a kályha. Innen indul, és ide érkezik minden információ.

A szabály: az “inbox” és “sent items” mappákban levő elemek mindig a processzálandó leveleket jelzik. Úgy kell ganézni, hogy ebben mindig csak ezek legyenek. Az elkészített, megválaszolt, lekezelt, kifőzött leveleket el kell dobálni valami tároló mappába.

Aki erre rászokik, annak sosem lesz problémája azzal, milyen dolgokkal kell még foglalkozni az életben. Ide természetesen azok a levelek is tartoznak, amit valakinek elküldtünk és rájuk választ várunk!

(Kiegészítése: Steve Jobs-szerűen elmailezhetünk magunknak fontos dolgokat, todo-kat, eseményeket, amik az inboxban várnak majd sorukra. Legjobb talán az, ha este lemailezzük magunknak, amit holnap rohadtul nem kell elfelejtenünk.)

A tároló mappa kialakítása igazából mindenkinek a saját kedve szerint történhet. Én eleinte nem szerettem a hierarchizálásosdit, mert egy levél tipikusan több mappába is akart tartozni, ezért lecövekeltem annál, hogy egy “processed” foldert hoztam létre és minden olyat, amin már túl voltam oda dobáltam bele. Aztán ha meg kellett valamit keresni, akkor egyszerűen rászűrtem. (Outlookban gondolom valami jobb search pluginnel lehet ezt megcsinálni.)

Ennek a módszernek az az előnye, hogy nem kell sokat gondolkodni a kialakításán és a folyamat maga is gyors, hiszen mindent egy mappába dobálunk. Hátránya ugyanakkor az, hogy ha keresünk valamit, minden esetben szűrni kell.

A hierarchizálós módszer azon alapul, hogy megpróbáljuk leképezni az információs univerzumunkat egymásba épülő folderekre. Ez eleve nem lehet sikeres, hiszen a valóság megerőszakolásáról beszélünk. A legjobb módszer talán az, ha információs területek/projektek/személyek alapján alakítjuk ki a foldereinket. Sok esetben előfordul az is, hogy egy levél több helyre akar tartozni, ilyenkor kell használni a “copy to” funkciót és rendundanciát okozni. A hierarchia kialakításának a lényege az, hogy néhány klikkel mindig megtaláljuk a keresett levelet.

Benchmark: ha telefonon azt kérdezik tőlünk, hogy “mikor is küldted azt a mailt?”, illetve “most épp nem találom, át tudnád mégegyszer küldeni?” és erre mi öt másodpercen belül felelni tudunk, jó a rendszerünk. (5 seconds rule.)

Sose építsünk arra, hogy más olyan email rendszert alakít ki, amivel megtalál mindent (ne adj’ isten, nálunk gyorsabban!). Sajnos mindenki kibaszott loser az információs managmentet illetően, és kibaszottul nekünk kell nyomon követnünk azt is, kitől milyen választ várunk (ezért kell a “sent items” mappát is üríteni).

Most pedig tekintsük át a lényeget újra, közösen!

1. Beérkezik egy levél, vagy elküldünk egy levelet.
2. A feldolgozás után mozgassuk bele a megfelelő tároló mappába, legyen az “inbox”, vagy “sent items”.
3. Személy szerint nekünk címzett levelekre mail rule-okat ne építsünk!
4. Ne féljünk a redundanciától, ha hirearchiás megoldás mellett maradunk.
5. Csináljunk smart foldert azokra a mappákra, amikhez nem nyúltunk hónapok óta. Ezeket archiváljuk le (dobjuk ki).

Vagy teljesen triviális számodra mindez? Hát persze, hiszen a plastik réteg-blog!

Függöny.