Category archives for "gtd"

Mutasd a passwordöd, megmondom, ki vagy

Régóta tervezek egy írást arról, milyen passwordöt érdemes, illetve ezekkel hogyan dolgozzunk. Egyáltalán, a felelős password management digitális világunkban.

Beleznay Dániel of CIB Lízing nekem egyszer azt mondta, hogy számára minden vitális információ megvan okosan kódolva, amihez ha hozzáférnék, se tudnám megmondani, mit kezdjek vele. Beleznay Dániel még azt is mondta, hogy mindenképpen oda fogja adni a Prison Break-et, mert kurva jó. Ezután a fapadra dőlt, mert benne volt pár Unicum. Ez egyébként a “Hullám” nevű diszkóban történt a Balatonnál még régebben, amikor a vitorlás vizsgára készültünk (én megbuktam szokás szerint a kresz-en, ő átment csont nélkül).

Eredetileg azt terveztem, hogy bemutatom, hogyan lehet három tier-re osztani a password hierarchiánkat, és akkor a gagyi site-okon a tier1-es, könnyebb passwordjeinket használjuk, végül a tier3-as, a legbonyolultabb, kizárólag a bankunk oldalán használatos megoldás.

Közben eltelt egy csomó idő. Ebben a postban nem fogok abba belemenni, hogy az ember hol és hogyan tárolja szenzitív információit, inkább egy megoldást mutatok arra, amire én végül kilyukadtam, mint két repülő szűzhártya a sivatagban, amikor az egyik megkérdi, hogy hol vannak.

Tehát felejtsük el a tier-eket, és azt, hogy vannak site-ok, ahol mindig ugyanazt a passwordöt használjuk. Ez a módszer elment úgy 1996 körül.

Hogy talál ki az ember jelszavat magának? Én sok éven keresztül fejből dolgoztam, amit pszeudó módszerekkel iteráltam. Például: 4PPL3, vagy 4pP13337, ilyesmi. Variáltam a passwördjeimet, de csak ezen a szinten.

Aztán megjelent az a probléma, hogy egy ilyen reusable passwordöt meg kellett osztanom pl munka miatt valakivel, ezért inkább megváltoztattam, aztán vissza akartam írni — bullshit.

Tézis: minden password legyen erős. Nehezen kitalálható, nehezen feltörhető, valósághoz nem közelíthető és teljesen egyedi.

Ha ennek megfelelően élünk, rohadtul mindegy, kinek mit adunk meg valamiért, ki mit talál ki, ki mit lát meg.

Ehhez kulcsfontosságú lépés, hogy kerítsünk egy jó password generáló szoftvert. Én Windows alatt többféle megoldással is próbálkoztam, de nem értem el jó eredményt. Aztán próbálkoztam Linuxon, de ott is feladtam valami miatt az egészet (már nem emlékszem miért, de nem is érdekes).

Mac-en a Tiger-ben viszont megjelent egy baromi hasznos kis program az operációs rendszer részeként, ami tökéletes erre a célra.

Gentlemen, meet the Password Assistant!

A hivatalos leírás erre. Sajnos csak akkor érhető el, ha pl új accountot csinálunk a gépre, holott ez egy nagyon jól használható eszköz. Éppen ezért le kell tölteni egy kis programot, ami nem csinál mást, mint azt, hogy megnyitja a Password Assistant dialógus ablakot. Én még egy custom ikont is ráaggattam, és beletettem a shortcutjaim közé.

Ezzel elég jó hatékonysággal tudunk egyedi jelszavakat készíteni magunknak, érdemes megnézni a menüket, van itt minden: numbers only — 856591016358, letters and numbers — MHrzpRdl73BO, memorable — epos8\quirts, random — oxz3Yvi*7Q:U, FIPS 181 compliantirfyatcakurd. Így kell megírni egy alkalmazást (figyelmeztet, ha angol szótári szavakat használunk, teszteléshez is használható például).

Semmi fancy, teszi a dolgát. Én általában egyfajta módszerrel, elég hosszú jelszavakat készítve indítom — és aztán copy paste-elem a dolgokat. A fontos jelszavakat meg megtanulom.

huwroicsidea

Gmail migration skills

Tovább tökéletesítettem a Gmail munkakörnyezetemet. Bővebben:

  • A Mail.app-ban csináltam kettő új fiókot, egyik a privát Gmail fiókom, másik a céges fiók. Mindkettőnek beállítottam a Google-féle paramétereket, POP/SMTP egyaránt.
  • A két fiókba beletöltöttem az összes Gmail-es levelet, cégeset és privátat(ot) rendre. Ez eltartott egy darabig, viszont most két fiókban (igaz, sorfolytonosan de) ott van minden levelem, amiket az elmúlt két hónapban Gmail-en termeltem. Az igazsághoz hozzátartozik, hogy privát Gmail-es fiókom 2004 óta van, de azokat is mind letöltöttem, most végre azok is itthon vannak. (Legeslegelső Gmail levelem 2004. 06. 09. 16:05 perckor íródott és Aliennek küldtem. Subject: “kicsit mail cim!”)
  • Az AlienCamel-es online mappáimat sorfolytonosan belehúztam a privát fiókomba, tehát azok is megvannak lokálisan, archívum szerűen. Nem mappázunk, szolgáltatás felmondható.
  • Minden nem használatos fiókot, beállítást, mappát letöröltem.
  • Csináltam egy Mail.app szabályt, ami a beérkező leveleket automatikusan read-re állít (hiszen a leveleket böngészőben olvasom, ugye).
  • Lemondtam az AlienCamel szolgáltatást. Írtam nekik levelet, elmondtam, hogy jó volt, de ez van.
  • Kipróbáltam mindent, működik: az összes online levelezésem a Mail.app megnyitásakor leszinkronizál a laptopomra, tehát minden levelem megvan offline-ban, amit Spotlight-tal remekül tudok szűrni — ha éppen arról van szó. Ha Mail.app-ban adok fel levelet, akkor bekerül Gmail-en az elküldött levelek mappába, tehát easy-attachment funkcionalitás, iPhoto 1click-send is megy.
  • Gabától kölcsönvettem David Allen GTD könyvét.

Hello 2007!

Gmail projekt management skills

Lénárd Gábor egy ízben azt találta mondani szűk körben, hogy “szerelmes vagyok a Gmailbe”, a blogján lehet a témában egyebeket is olvasni. Mivel én magam is convert vagyok, és már látom a fényt (!) az alagút (!) végén, álljon hát itt néhány legjobb gyakorlat.

  • elsődleges cél: email nirvána elérése, amit magyarra érthetőbben az “üres beérkező levelek mappa” kifejezéssel lehet fordítani — fontos megjegyezni, hogy ezt a célt elég nehéz elérni, inkább csak konvergálhatunk hozzá (szerintem 10 alatti levél az inboxban még pont vállalható)
  • szóróanyagoknak, jobbára érdektelen, ám megtartott newsletter-eknek, egyéb jól definiálható ratyiknak csináltam egy közös gyűjtőt “fliers” néven, ide minden szépen beérkezik (az ismert technikával: szűrő létrehozása, feltétel, label + archive)
  • email listáknak, specifikus email címeimnek, blog kommenteknek detto
  • A szűrő képzésen is lehet mindig finomítani, javítani. Épp tegnap olvastam valahol, hogy a Gmail szűrője nem olyan, mint a szilárd beton. Bármikor hozzájuk nyúlhatunk, baszkurálhatjuk, tökéletesíthetjük, gondozhatjuk, szeretgethetjük őket, hiszen itt nem folderek vannak, hanem teljesen dinamikusan leszűrt objektumok csuhajja.

Tekintsük a dolgokat innentől. Beérkezik egy levél az inbox-ba.

  1. Ha a levelet elolvasom és érdektelen, választ nem várnak rá, vagy nem adok, az “Archive” gombra kattintok, egyből eltűnik a szemem elől. (Ha mégis válaszolni találnak rá, akkor visszajön természetesen.)
  2. Ha azonnali választ kell adnom, de nem várok rá választ (vagy csak nem fontos), akkor megírom és elküldöm, aztán rákattintok az “Archive” gombra.
  3. Innentől kezd nagyon szexivé válni a dolog! Van néhány levél, amivel foglalkozni kell ilyen-olyan módon. Ezekre az alábbi dolgok közül alkalmazom valamelyiket:
    1. ha valami elég fontos és szem előtt kell tartanom (tudjátok, a PM képzés első leckéje, hogy neked kell mások helyett is intézkedned még akkor is, ha az nekik fontos), benn hagyom az inboxban
    2. ha ennél is fontosabb, megcsillagozom (kezdő hiba: túl sok csillag alkalmazása!)
    3. ha nem fontos, viszont majd valamikor kell vele foglalkozni, akkor megcsillagozom és “Archive”
    4. lényeg: fenti hármat kell úgy variálni, hogy mindig tíznél kevesebb mail legyen az inboxban
  4. Egyes leveleknek többféle label-t szoktam adni, mert egy több helyre is tartozhat! Éljen. És baszódjék meg a hierarchikus levél management. Igen. Baszódjék meg.
  5. Ha keresek valamit, akkor ott van az a kis kereső form, ezeknek alkalmazom a szintaktikáját is, hasznos.

Nem minden fenékig tejfel ugyanakkor. Nekem a legnagyobb bajom, hogy nem tudok egyszerűen attachmentet draggelni valami levélhez, hanem mindig ki kell tallóznom, minta legalábbis koszos Windows-on lennék. Erre azt találtam ki, hogy Mail.app-ben beállítom kimenőnek a Gmail secure SMTP-jét, ami ráadásul a webfelületre is érkezteti a leveleimet. Remek így a dolog, egyetlen hátránya, hogy konverzációkban nem használható, csak új levél küldésénél.

A másik baj a 2 giga limit és az offline elérhetőség hiánya. Már most bőven 10 percentum fölött vagyok, előbb-utóbb probléma lesz, nem beszélve arról, hogy net hiányában nem tudom elérni a leveleimet. A hely takarékosságra azt találtam ki, hogy létrehozok egy fiókot lokálban és mondjuk a két hónapnál régebbi leveleket oda betöltöm, az online másolatot belőlük pedig egyszerűen letörlöm. Erre vonatkozóan van tudásotok, hogyan lehet az ilyet jól megcsinálni?

Harmadik, kis bajom a SPAM filter, ami száz évente, de téveszt, és SPAM-nek minősít egy-két levelet. Egyáltalán nem zavaró, semmi fontos nem veszett még oda, de én naponta 150-200 között kapok szemetet és ebben bizony kotorászni kell. A bejövő SPAM-ek nem zavarnak (átlag két naponta három), az “Archive” gombnál semmivel sem bonyolultabb a “Report Spam” gombra kattintani.

Egyszerűen Life is good at Gmail land.

PS: Akinek az elsődleges kommunikációs csatornája nem az email, az feleslegesen olvasott eddig. Bocs.

update: Kommentek után a post kis kiegészítésre szorul. A GTD szerint nincs értelme további alpontokat végrehajtani. Egyszerűen azt a levelet, amivel foglalkozni kell később az ember becsillagozza és archiválja. Az inbox-ban csak azok a levelek szerepelhetnek, amivel még nem volt idő foglalkozni/elolvasni. Amikor aztán az idő elérkezett, a csillagozott levelekkel lehet dolgozni. Másik fontos kiegészítés a SPAM kérdést érinti. A SPAM mappát mindig törölni kell. Elég rá egy pillantás, aztán “Delete forever”. Így nem marad benne soha sem legit levél.

Switch

Céges levelezésünkben már a Google apps for your domain-t használjuk, aminél én még azt is megléptem, hogy Firefoxból levelezek magam mögött hagyva az egyébként igen adorábilis Mail.app-ot. Privát levelezésem ugyanakkor maradt szépen AlienCamel-en.

A Gmail előnyeit látva ugyanakkor tegnap arra az elhatározásra jutottam, hogy költözöm tokkal-vonóval Gmailre. Íme a néhány érv, ami miatt idáig fajult a dolog:

  • mobilról kényelmesen elérhető a fiókom
    Nekem fontos, igenis. Innen kezdve nincs olyan, hogy nem tudom valahonnan megnézni a leveleimet. Még Svédországból is rá tudok menni a felületre, a Gmail java alkalmazása pedig világbajnok, komolyan.
  • webről kényelmesen elérhető a fiókom
    És ez a web world-class web baszkikám! Az AlienCamel-es fiúk akármilyen jó web felületet akarnak készíteni is, messze nem lesz ilyen jó, sajnos.
  • SPAM filter just works
    Ehhez nincs nagyon mit hozzáfűzni, tesztelem már egy ideje, alig ereszt át valamit. (Időnként false positive is van, néha rá kell menni a SPAM mappára, nem zavaró.) Sajnos az AlienCamel ebben megint gyengébb. Igen, gyengébb, mégpedig azért, mert ott egy összefoglaló levél jön le és noha kiemelik, hogy “likely to be spam”, azért csak rá kell pillantani, végig kell scrollozni, le kell okézni. Ez azért komoly időveszteség a gyakori használat során.
    update: A spam filter tegnap pontosan 161 spam-et fogott meg (helyesen), ma hajnalban egy darab csúszott át. Volt egy false positive is, Horváth Balázs listás levele, melyben egy darab forwardolt link szerepelt.
  • Sebesség
    A Gmail for your domain rendelkezésre állásában nem találtam semmi hibát, állandóan megy, legalábbis úgy tűnik. A malac-gmail időnként lassú, néha lassan jönnek meg a mailek. Ez az egyetlen small gripe-om. Az AC szervere Ausztráliában, a kengurúk földjén, és bizony minden egyes alkalommal hosszú fél percek (!) a várakozási idő, míg beindul valami. Érdekes módon miután beindult már jó (franc se érti miért, de nem is érdekel).
  • Storage
    Gmail ugyan 2 giga körül van szemben az AlienCamel-es unlimited tárolókapacitással, de valahogy ez nem tűnik fontos szempontnak. A többi érdekes módon sokkal inkább. Értsd: jobban felbasz az a tudat, hogy lassan látom meg a mailt és állandóan a spam összefoglalót kell bámulnom, mint az, hogy egyszer majd kifutok a két gigából.
  • Ár
    A Gmail ingyen van.
  • Usability
    A Gmail-be nem lehet attachmenteket draggelni, mint Mail.app-ba, hanem minden alkalommal ki kell tallóznom azokat. Sajnos ezt eléggé sajnálom.
  • Display
    A Gmail backend nem szabványosan kódolja és küldi a maileket. Bizonyos mail kliensekben (így pl a Mail.app) hibásan jelenítődnek meg a többszörös idézetek. Két összehasonlító példa, bal oldalon ahogy kinéz, jobb oldalon ahogy ki kellene néznie:

    mail-1-jo.jpg

  • Mail.app
    A Mail.app-ot is szerettem, megbecsültem, de egyszerűen ő, mint kliens oldali megoldás nem tudja felvenni a fentiekkel a versenyt. Kliens oldalon kell vele SPAM-et szűrni, nem tudom mobillal megnézni a leveleimet, nincsen hozzá webes felület (jó, tudom, hogy Gmail-t le lehet pop-olni, csináltam is egy ideig), üzenetek subject alapján történő összekapcsolása is valahogy “béna” nekem Mail-ben. Keresésnél mindig be kell jelölnöm, hogy “From”, “To”, “Subject”, vagy “Body” alapján szűrjön-e és nálam bizony ez unalmassá vált a Google world-class keresőjével szemben.

Mit tegyünk ugyanakkor a listás leveleinkkel? Megoldás: címkék és rule-ok használata. Gaba hívta fel a figyelmem erre az írásra, amit érdemes elsajátítani. Röviden a lényege az, hogy minden kiszámítható levélre kell rule-t csinálni (bekattintva a “Skip the inbox (archive)” opciót), rádobni egy címkét, aztán halleluja!

Egyszóval kipróbáltam én már levelezésileg ezt is, azt is, vége az, hogy a Gmail mindent visz a néhány hibája ellenére. Nekem egyelőre ez tűnik megoldásnak, ez az én email történetem. Quod erat demonstrandum.

email for businesses

Munkahelyi és projekt menedzsment szolúciómat ismertetném az internet hangos közönségével pamflet, azaz vitairat szinten.

Kezdjük tehát az első fontos megállapításunkkal: a projekt menedzsment alapja az email. Nem nagy felfedezés, de ez a kályha. Innen indul, és ide érkezik minden információ.

A szabály: az “inbox” és “sent items” mappákban levő elemek mindig a processzálandó leveleket jelzik. Úgy kell ganézni, hogy ebben mindig csak ezek legyenek. Az elkészített, megválaszolt, lekezelt, kifőzött leveleket el kell dobálni valami tároló mappába.

Aki erre rászokik, annak sosem lesz problémája azzal, milyen dolgokkal kell még foglalkozni az életben. Ide természetesen azok a levelek is tartoznak, amit valakinek elküldtünk és rájuk választ várunk!

(Kiegészítése: Steve Jobs-szerűen elmailezhetünk magunknak fontos dolgokat, todo-kat, eseményeket, amik az inboxban várnak majd sorukra. Legjobb talán az, ha este lemailezzük magunknak, amit holnap rohadtul nem kell elfelejtenünk.)

A tároló mappa kialakítása igazából mindenkinek a saját kedve szerint történhet. Én eleinte nem szerettem a hierarchizálásosdit, mert egy levél tipikusan több mappába is akart tartozni, ezért lecövekeltem annál, hogy egy “processed” foldert hoztam létre és minden olyat, amin már túl voltam oda dobáltam bele. Aztán ha meg kellett valamit keresni, akkor egyszerűen rászűrtem. (Outlookban gondolom valami jobb search pluginnel lehet ezt megcsinálni.)

Ennek a módszernek az az előnye, hogy nem kell sokat gondolkodni a kialakításán és a folyamat maga is gyors, hiszen mindent egy mappába dobálunk. Hátránya ugyanakkor az, hogy ha keresünk valamit, minden esetben szűrni kell.

A hierarchizálós módszer azon alapul, hogy megpróbáljuk leképezni az információs univerzumunkat egymásba épülő folderekre. Ez eleve nem lehet sikeres, hiszen a valóság megerőszakolásáról beszélünk. A legjobb módszer talán az, ha információs területek/projektek/személyek alapján alakítjuk ki a foldereinket. Sok esetben előfordul az is, hogy egy levél több helyre akar tartozni, ilyenkor kell használni a “copy to” funkciót és rendundanciát okozni. A hierarchia kialakításának a lényege az, hogy néhány klikkel mindig megtaláljuk a keresett levelet.

Benchmark: ha telefonon azt kérdezik tőlünk, hogy “mikor is küldted azt a mailt?”, illetve “most épp nem találom, át tudnád mégegyszer küldeni?” és erre mi öt másodpercen belül felelni tudunk, jó a rendszerünk. (5 seconds rule.)

Sose építsünk arra, hogy más olyan email rendszert alakít ki, amivel megtalál mindent (ne adj’ isten, nálunk gyorsabban!). Sajnos mindenki kibaszott loser az információs managmentet illetően, és kibaszottul nekünk kell nyomon követnünk azt is, kitől milyen választ várunk (ezért kell a “sent items” mappát is üríteni).

Most pedig tekintsük át a lényeget újra, közösen!

  1. Beérkezik egy levél, vagy elküldünk egy levelet.
  2. A feldolgozás után mozgassuk bele a megfelelő tároló mappába, legyen az “inbox”, vagy “sent items”.
  3. Személy szerint nekünk címzett levelekre mail rule-okat ne építsünk!
  4. Ne féljünk a redundanciától, ha hirearchiás megoldás mellett maradunk.
  5. Csináljunk smart foldert azokra a mappákra, amikhez nem nyúltunk hónapok óta. Ezeket archiváljuk le (dobjuk ki).

Vagy teljesen triviális számodra mindez? Hát persze, hiszen a plastik réteg-blog!

Függöny.